0HSMS記錄的設計應與編制程序文件和作業(yè)文件同步進行，以使0HSMS記錄與程序文件和管理作業(yè)文件協(xié)調一致、接口清楚。

　　1．編制記錄總體要求的文件

　　根據(jù)標準、手冊和呈現(xiàn)文件的要求，應對體系中所需記錄進行統(tǒng)一規(guī)劃，同時對表格的標記、編目、表式、表名內容、審批程序以及記錄要求做出統(tǒng)一的規(guī)定。

　　2．表格設計

　　在編制程序文件與作業(yè)文件的同時，分別制定與各程序相適應的記錄表格。必要時可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。

　　3．校審和批準

　　匯總所有記錄表格，組織有關部門進行校審。校審的重點，應從體系的整體性出發(fā)，重點是各表格間的內在聯(lián)系和協(xié)調性、表格的統(tǒng)一性和內容的完整性。校審并作相應修改后報主管領導批準。

　　4．匯編成冊

　　將所有表式統(tǒng)一編號，匯編成冊發(fā)布執(zhí)行，必要時，對某些較復雜的記錄表式要規(guī)定填寫說明。

　　5．要求

　?、賾⒉⒈３钟嘘POHSMS記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、儲存、保管、收回和處理的文件化程序。

　?、谟涗洃谶m宜的環(huán)境中儲存，以免損壞并防止丟失，保管方式應便于查詢，應制定相關方查閱和索取所需記錄的有關規(guī)定。

　　③應明確記錄所采用的方式(如文字填寫、縮微膠卷、磁盤或其他媒介)。

　　④按規(guī)定表式填寫或輸入記錄，做到記錄內容準確、填寫(輸入)及時、字跡清楚、整齊。

　?、輵鶕?jù)需要規(guī)定記錄的保存期限，一般應遵循的原則是：有永久保存價值的記錄應整理成檔案，長期保管；合同要求時，應征得相關方的同意或由相關方確定。

　?、迲?guī)定對過期或作廢記錄的處理辦法。